Università degli Studi di Perugia

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Oggi la maggior parte dei server di posta elettronica incorporano filtri antispam; indubbiamente sono utili, ma talvolta eliminano erroneamente (o marcano come spam, facendo dirottare il messaggio in qualche cartella riservata allo spam) anche messaggi perfettamente legittimi.

Questo documento riassume le caratteristiche che un messaggio di posta elettronica deve avere per poter raggiungere tutti i destinatari (evitando di essere ritenuto erroneamente uno "spammer") e affinché non intacchi la reputazione del mittente, mantenendo alto il livello di affidabilità del servizio sia per l'istituzione che l'utente finale.

Le indicazioni essenziali sono le seguenti.

  • Assicurarsi che gli indirizzi email utilizzati siano sempre aggiornati, soprattutto se precedenti tentativi di invio hanno evidenziato degli errori.
  • Non inserire più di 5 indirizzi tra i vari destinatari (a:, cc:, ccn) che siano molto simili tra loro, ad esempio: indirizzo1@dominio.it, indirizzo2@dominio.it ecc..
  • Evitare di inserire elenchi di indirizzi e-mail destinatari ordinati alfabeticamente.
  • Riportare sempre un oggetto, non troppo lungo (per i dettagli c'è il testo dell'email), semplice (senza troppa punteggiatura), evitando di usare punti esclamativi (!), LETTERE MAIUSCOLE, e parole come “GRATIS”, “GARANTITO” e testo spaziato ( q u e s t o è u n t e s t o s p a z i a t o).
  • La maggior parte del messaggio deve essere costituita da testo; evita l'inclusione nel corpo dell'email di immagini di grandi dimensioni. Ancora una volta, i filtri antispam si insospettiscono quando il rapporto tra immagini e testo è troppo alto. Mai inserire solamente un'immagine, ad esempio la facciata di una locandina o di un catalogo, senza inserire anche del testo! Meno saranno le immagini e più avrai probabilità di riuscire.
  • Non allegare più del necessario; gli allegati dovrebbero essere utilizzati solamente in e-mail destinate a un numero ristretto di destinatari; se stai inviando una newsletter, carica preferibilmente i file in un proprio sito e richiamali con un link nel messaggio (anche i tuoi destinatari saranno più contenti di non ricevere messaggi troppo pensanti).
  • Gli allegati devono avere una dimensione che ne permetta la trasmissione verso qualunque sistema ricevente. In generale e a meno che non siano note a priori le caratteristiche del sistema che riceve, è bene non superare la dimensione di 10MB.
  • Evita argomenti tipici dello spam e le parole rischiose, che vengono comunemente utilizzate da chi fa spam e che invadono costantemente la tua casella di posta elettronica: possono allertare i filtri antispam anche in caso di email legittima e correttamente formattata.
  • Mantieni la struttura della tua email il più semplice possibile, evita formattazioni complesse (effetti grafici sul testo daranno sì maggiore impatto alle tue email, ma meno gente potrà riceverle e/o visualizzarle correttamente);
  • Non S.P.A.Z.I.A.R.E nessuna parola, non mettere str@n1 caratteri o num3ri al p0st0 delle |ett3re nelle tue emails.
  • Se vuoi inserire nel testo dell'email del contenuto in formato HTML, utilizza editor professionali per generarlo. Non usare programmi che generano un HTML “sporco” (per esempio MS Word) che lasciano spesso segni come Tags vuoti e ridondanti che sono spesso indice delle email di spam. Anche Tags sbilanciati e invalidi possono causare l’aumento dell’indice di spam della email. Se usi i Title, modificali perchè contengano parole significative.
  • Non inserire componenti attivi (Javascript, ActiveX, plug-ins) nel tuo messaggio email. Se necessiti di contenuti attivi metti dei link a pagine del tuo sito internet che li contengano.
  • Non linkare indirizzi IP: il link a indirizzi IP (es. 192.168.xxx.xxx) nel corpo del messaggio può portare i filtri antispam a considerare la tua newsletter come tentativo di frode. Inserisci sempre collegamenti a nomi di dominio esistenti (es. www.nomedidominio.it).
  • Non utilizzare l'indirizzo di posta elettronica di Ateneo per registrarsi a servizi on-line in tutte quelle situazioni in cui non si è sicuri che l’interlocutore non faccia un uso corretto del nostro indirizzo di posta. In merito ai principi, alle regole comportamentali e ai criteri di utilizzo della posta elettronica, si faccia riferimento alle "linee guida per l'utilizzo della rete e della posta elettronica", pubblicate nella pagina "Statuto e Regolamenti" del portale di Ateneo.

 

 


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