Posta elettronica per il personale d'Ateneo
Attivazione del servizio di posta elettronica @unipg.it presso il CINECA
In data 16 luglio 2013 è stato attivato il nuovo servizio di posta elettronica presso il Cineca.
L'indirizzo del nuovo server di posta è https://posta.unipg.it/.
Le istruzioni per la configurazione dei client sono pubblicate su questa pagina nei successivi punti FAQ. I referenti di struttura (http://www.unipg.it/files/pagine/412/lista_referenti_struttura.pdf ) possono essere contattati per un ausilio alla configurazione delle shared mail box per coloro che afferiscono a sedi diverse dalla sede centrale.
La posta pervenuta ai vecchi account fino al momento dell'attivazione del nuovo servizio, avvenuto il 16 luglio, resta accessibile:
- via web mail all'indirizzo https://webmail.unipg.it, con vecchia casella e vecchia password
- mediante client, con le configurazioni utilizzate fino al 16 luglio.
E' importante consultare con frequenza queste pagine per gli aggiornamenti che saranno pubblicati in itinere.
Per coloro che hanno l'accesso all'Area riservata: nella funzione "Nuova casella e-mail" presente nel menù di sinistra, è riportata una scheda riepilogativa e aggiornata delle informazioni relative al nuovo account.
La tabella delle caselle attive riconducibili a una struttura o a un servizio dell'Ateneo e che diverranno shared mailbox è disponibile al successivo punto 14).
Considerato l'elevato numero di utenze e di servizi interessati, è richiesta la collaborazione di tutti gli interessati per il buon esito dell'operazione.
INDICE
1) Caselle di struttura e di servizio.
2) Criteri adottati per la scelta delle nuove denominazioni delle caselle di struttura o servizio.
3) Gestione delle caselle condivise.
4) Perché il nuovo sistema?
5) Perché nome.cognome@unipg.it per tutti?
6) Che succede alle caselle di posta dei sottodomini?
7) Quando avverrà il passaggio al nuovo sistema di email?
8) Come avviene il passaggio al nuovo sistema di email?
9) Quali sono le regole di utilizzo del nuovo sistema? Cambia qualche cosa?
10) Non ho risposto ai censimenti richiesti: cosa devo fare?
11) Non ho una casella di posta del dominio @unipg.it, cosa devo fare?
12) Cosa succede alle mail che ho nell'attuale casella?
13) Ho già una casella nome.cognome@unipg.it quindi non sarò coinvolto dalla migrazione?
14) Tabella delle cartelle (caselle) condivise, di struttura o di servizio
15) Perchè la rubrica di Ateneo riporta tutti i nuovi indirizzi @unipg.it, non modificabili?
16) Come posso spostare vecchi messaggi di posta (ancora su webmail.unipg.it) sul nuovo sistema posta.unipg.it ?
17) Come posso importare la mia vecchia rubrica nel nuovo sistema posta.unipg.it
1) Caselle di struttura e di servizio.
- Le caselle di struttura o servizio vengono gestite tramite caselle condivise (shared mailbox).
- Ogni casella di struttura o servizio è richiesta e autorizzata dal responsabile della struttura di primo livello cui essa è attribuita(Ripartizione, Centro, Dipartimento...)
- Ogni casella di struttura o servizio deve essere associata a una persona fisica che ne è responsabile.
- L'individuazione dei responsabili per ogni casella di posta per i servizi e per le strutture di qualsiasi livello (sezione, area, ufficio,laboratorio...) è demandata al responsabile della struttura di primo livello a cui è associata la casella (direttore di dipartimento, dirigente,..).
- Il responsabile della casella ne risponde per l'utilizzo e cura la gestione delle liste di utenti che la condividono
- Per tutte le strutture in dismissione (dipartimenti, sezioni e laboratori a essi collegati, Facoltà) non viene proposta una casella rispondente ai nuovi criteri; le caselle di posta attive alla data di oggi vengono mantenute nella loro nomenclatura fino al 31/12/2013, in attesa dell'attivazione delle nuove strutture.
- Non è possibile associare a una struttura o a un servizio una casella di posta personale.
- La lista delle trasformazioni delle attuali caselle di struttura o servizio secondo i nuovi criteri è riportata all'indirizzo Nuove caselle di struttura o servizio (al momento non disponibile).
2) Criteri adottati per la scelta delle nuove denominazioni delle caselle di struttura o servizio.
Il nome per ogni casella dovrà essere composto da due campi separati da un punto.
Il primo campo indica il tipo di unità organizzativa o servizio. Il secondo campo è specifico e descrittivo del primo campo. Un eventuale terzo campo (separato tramite un punto dagli altri due) è ammesso nei casi in cui sia necessario per identificare adeguatamente la struttura o il servizio.
Per le caselle di STRUTTURA i valori ammessi per il primo campo sono i seguenti:
- rettorato
- direzione
- ripartizione
- area
- ufficio
- centro
- polo
- dipartimento
- sezione
- laboratorio
- clinica
- scuola
- cdl
- cdl-triennale
- cdl-magistrale
- cdl-unico
- segr-amministrativa
- segr-didattica
- segr-studenti
- sds
- master
- consorzio
- associazione
- sindacato
- azienda
- biblioteca
- comitato
Per le caselle di SERVIZIO i valori proposti per il primo campo sono adeguati alla tipologia e pertanto ammettono valori quali "progetto" o "servizio".
3) Gestione delle caselle condivise.
Ogni casella di struttura o servizio è realizzata mediante una casella fisica che viene condivisa da più utenti. L'amministratore della casella ha la possibilità di definire e aggiornare la lista degli utenti che possono utilizzarla, definendo i privilegi (sola lettura, cancellazione o invio) con cui l'utente può accedervi. A breve verranno pubblicate le istruzioni per gli amministratori, su come gestire le condivisioni: verranno fornite anche le indicazioni agli utenti su come accedere dalla propria casella di posta alle caselle condivise alle quali si sia stati autorizzati all'accesso. L'elenco della caselle di struttura o servizio dichiarate in uso e la loro trasformazione a seguito dell'attivazione del nuovo servizio è riportato al successivo punto 14.
4) Perché il nuovo sistema?
Il Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) e successive integrazioni (D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235) obbligano le pubbliche amministrazioni ad implementare un piano di Disaster Recovery (DR) in relazione agli scenari di rischio e i relativi piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni per il servizio e il ritorno alla normale operatività. L'attuale servizio fornito dall'Ateneo al proprio personale (circa 2500 caselle), anche in virtù della semplificazione amministrativa che richiede di adempiere all’art.47 del CAD, è tra i servizi critici e comincia inoltre a mostrare dei limiti soprattutto per la crescente richiesta di spazio disponibile per i singoli utenti (attualmente 100MB). La naturale evoluzione del sistema sarebbe di migrare il servizio presso il centro di calcolo di Palazzo Murena (sito primario per il DR) e realizzare la soluzione di DR presso il centro di calcolo ex-Casi. L'alternativa è rivolgersi ad un provider esterno. Il confronto tra i costi della soluzione in-house e le proposte economiche dei provider interpellati ha portato alla delibera del CdA del 18.12.2012 di adottare la soluzione proposta dal CINECA.
5) Perché nome.cognome@unipg.it per tutti?
Nella seduta del CDA del 21 luglio 2009 è stato deliberato, all’unanimità e per tutto il personale dell’Ateneo di uniformare allo standard nome.cognome@unipg.it tutte le caselle di posta elettronica.
6) Che succede alle caselle di posta dei sottodomini?
Le caselle di posta forniti da server di strutture universitarie diverse dall'amministrazione centrali non sono coinvolte nel passaggio al nuovo sistema (ad esempio tutte le email del tipo xxxxx@fisica.unipg.it o xxxxx@dipmat.unipg.it e simili non verranno toccate).La loro gestione rimane alla singole strutture che forniscono il servizio.
7) Quando avverrà il passaggio al nuovo sistema di email?
L'operazione di passaggio al nuovo sistema avverrà il 16 luglio 2013. Pertanto, nella mattinata di martedì 16 luglio, il servizio di posta elettronica del dominio @unipg.it verrà sospeso a partire dalle ore 9.30 per il tempo necessario al trasferimento delle caselle @unipg.it ai nuovi sistemi di Cineca.
8) Come avviene il passaggio al nuovo sistema di email?
Il passaggio al nuovo sistema viene attuato in varie fasi. Le operazioni dettagliate sono in fase di studio per minimizzare l'intervento degli utenti e saranno comunicate con ampio anticipo. In sostanza la successione delle operazioni è la seguente:
Fase 1) Censimento delle attuali caselle di posta per gli utenti con accesso in area riservata (terminata gennaio 2013).
Fase 2) Censimento delle attuali caselle di posta per gli utenti che non hanno accesso all'area riservata (terminata febbraio 2013).
Fase 3) Costruzione della corrispondenza completa, per tutti gli utenti, delle vecchie caselle verso le nuove caselle.
Fase 4) Comunicazione a tutti gli utenti delle nuove caselle e delle indicazioni utili al loro utilizzo.
Fase 5) Attivazione del servizio (è previsto il mantenimento in linea del vecchio sistema per permettere a tutti lo spostamento manuale della propria rubrica e delle proprie cartelle dal vecchio al nuovo sistema. Stiamo studiando la possibilità di realizzare una migrazione automatica per gli utenti che avevano la propria casella del tipo xxx@unipg.it e che hanno autorizzato la migrazione come richiesto nel censimento).
Fase 6) Contestualmente all'attivazione del nuovo sistema verranno creati, sulla base delle informazioni raccolte in fase di censimento, degli alias su tutte le caselle vecchie verso le caselle nuove per permettere la ricezione delle email e la comunicazione della nuova casella ai propri contatti nel caso di cambiamento della casella (questo periodo in cui il vecchio nome sarà attivo come alias durerà non meno di tre mesi. Allo scadere di tale periodo le email indirizzate alle vecchie caselle non più attive saranno rispedite indietro).
Fase 7) In corrispondenza della disattivazione degli alias sulle vecchie caselle a partire dal 1 gennaio 2014 verrà messo fuori linea definitivamente il vecchio sistema di posta e non sarà più possibile recuperare le mail e le cartelle non migrate.
9) Quali sono le regole di utilizzo del nuovo sistema? Cambia qualche cosa?
E' in preparazione una carta dei servizi già presentata al CDA che verrà approvata a breve dove saranno stabilite tutte le regole di utilizzo del nuovo sistema. In sostanza l'unica novità riguarda le modalità e i tempi con cui le caselle di posta vengono disattivate quando gli utenti cessano ogni rapporto con l'Ateneo e le modalità e regole per richiedere una proroga del servizio di posta. Per le regole d’utilizzo, resta valido quanto riportato nelle Linee guida per l'utilizzo della rete e della posta elettronica, pubblicate all’indirizzo http://www.unipg.it/files/pagine/115/linee-guida-utilizzo-internet-posta-elettronica.pdf
10) Non ho risposto ai censimenti richiesti: cosa devo fare?
I soli utenti che non hanno risposto ad entrambi i censimenti effettuati sono stati invitati a rispondere, in data 20 marzo, ad una mail indirizzata alla casella di posta @unipg.it non ancora censita. Nella mail sono indicate le azioni da compiere e la data entro la quale la casella verrà disattivata in caso di mancata risposta a tale ultimo invito.
11) Non ho una casella di posta del dominio @unipg.it, cosa devo fare?
Gli utenti privi di una casella @unipg.it avranno automaticamente assegnata una casella basata sullo standard di Ateneo, che verrà comunicata all'indirizzo personale dichiarato in fase di censimento o inserito dall'utente in area riservata, nel percorso :Anagrafica --> contatti personali.
12) Cosa succede alle mail che ho nell'attuale casella?
Stiamo studiando la possibilità di realizzare una migrazione automatica per gli utenti che hanno l'attuale casella del tipo xxx@unipg.it e che hanno autorizzato la migrazione, come richiesto nel censimento. Le mail da migrare devono essere presenti sul server di posta e quindi non sarà possibile fruire della migrazione da parte di chi, utilizzando un client di posta che copia le mail cancellandole dal server, le ha già salvate sul computer personale. Nella pagina "5 - Autorizzazioni" può indicare la casella che dovrà essere migrata: la migrazione è difatti possibile da una sola casella di posta per utente.
13) Ho già una casella nome.cognome@unipg.it quindi non sarò coinvolto dalla migrazione?
Cambia l'hardware con cui vengono gestiti i servizi di posta. Anche se il nome della casella resta invariato, l'attuale contenuto della casella sul server di posta è soggetto a spostamento verso la nuova architettura e quindi coinvolto nella migrazione del servizio.
14) Tabella delle cartelle (caselle) condivise, di struttura o di servizio
La tabella riporta, nella colonna "attuale email di struttura o servizio", l'elenco delle caselle di struttura o di servizio ad oggi dichiarate in uso da almeno un'unità di personale.
Come leggere la tabella:
- la colonna "Responsabile/Referente" riporta il nominativo del Responsabile della sede di afferenza della persona che ha dichiarato l'uso della casella;
- la colonna "struttura in dismissione" è valorizzata con X"per tutte le caselle attribuite a Dipartimenti, Facoltà o unità organizzative non previste dal nuovo statuto e dai regolamenti successivi. In questo caso la casella non verrà rinominata secondo il nuovo standard ma ricreata, come cartella condivisa, con lo stesso nome e mantenuta fino al 31 dicembre 2013;
- nelle colonne "amministratore" e "amministratore di default" è indicato il responsabile amministratore della cartella. Difatti ogni cartella deve avere un responsabile che la amministra, ossia che risponde dell'uso della casella e deve inserire e aggiornare la lista degli utenti che possono condividerne l'uso.Dove non è pervenuta una comunicazione da parte del Responsabile/referente di struttura, l'amministrazione è stata assegnata di default allo stesso Responsabile/referente.
Per evitare disservizi è indispensabile che l'amministratore della cartella, nei giorni immediatamente precedenti l' attivazione del nuovo servizio, definisca la condivisione della cartella (le istruzioni saranno pubblicate su questa pagina a breve) o nomini un sostituto.
N.B. L'eventuale nomina del sostituto dovrà pervenire esclusivamente all'indirizzo servizi.informatici@unipg.it e, per la sua validità dovrà:
- essere inoltrata dall'indirizzo personale del dominio @unipg.it dell'amministratore;
- indicare la cartella condivisa di cui si delega l'amministrazione;
- riportare il nuovo indirizzo di posta elettronica del dominio @unipg.it del sostituto.
15) Perchè la rubrica di Ateneo riporta tutti i nuovi indirizzi @unipg.it, non modificabili?
Ogni amministrazione pubblica deve fornire una casella ai propri dipendenti e deve pubblicarla in rete con il nome e cognome del dipendente destinatario. Questa norma è quindi rispettata tramite la rubrica di ateneo. Se nella rubrica venisse consentito di cambiare la casella, si favorirebbe il ritorno alla situazione originale, in disaccordo con le norme di legge (ad es. linee guida siti web P.A.).
16) Come posso spostare la vecchia posta, ancora su webmail, sul nuovo sistema posta.unipg.it?
Per gli utenti che non hanno scelto (in fase di censimento) di migrare il contenuto della casella nella nuova, è comunque possibile spostarli in autonomia, fino al 31 dicembre 2013, nel nuovo sistema posta.unipg.it. Vedi istruzioni
17) Come posso importare la vecchia rubrica sul nuovo sistema posta.unipg.it?
Puoi importare elenchi di contatti/Rubriche salvate in file di testo.
Occorre preventivamente esportare la vecchia rubrica presente nel sistema webmail.unipg.it (o nei propri client di posta) e seguire queste istruzioni per poterla importare nel nuovo sistema web di posta.unipg.it.