Social media

Linee guida riguardanti i principi e l’utilizzo dei social media dell’Università degli Studi di Perugia

L’Università degli Studi di Perugia ritiene che l’attività svolta sui social media dai componenti la comunità universitaria, nell’ambito delle proprie attività lavorative e nell’interesse istituzionale, può avere importanti conseguenze sull’immagine dell’Istituzione e incidere sulla relazione con i pubblici esterni, quindi ritiene opportuno individuare le seguenti linee guida, volte a coordinare e rendere armoniche tali attività.

Le Linee guida si applicano, quindi, al personale dell’Università degli Studi di Perugia in quanto creatore o contributore di blogs, Wikis, o qualsiasi social network diretti all’esterno (open) per fini e su temi istituzionali, con l’obiettivo di contribuire positivamente alla costruzione della reputazione dello Studium generale.

Si invitano in particolare i titolari di posizioni social già attive a verificare la rispondenza della propria attività a quanto descritto e, se del caso, a provvedere agli eventuali aggiustamenti.

I PRINCIPI GENERALI

comunicare all'Ufficio Comunicazione istituzionale, social media e grafica l’apertura/esistenza di un profilo aperto da una struttura accademica (dipartimento, corso di laurea, ecc.) su qualsiasi social media, al fine di essere inclusi nella social media directory dell’Ateneo;
il responsabile dei canali social generali (FB: UniversitaPerugia; Twitter:@UniPerugiaNews, Google+: Studium Generale) è tenuto a perseguire gli obiettivi e seguire le strategie individuate nel Piano di comunicazione Social, definito nelle sue priorità dal Rettore e dalla governance.
La proposta/necessità di apertura di un profilo social da parte di una struttura afferente all’Amministrazione Centrale dovrà essere inoltrata all'Ufficio Comunicazione istituzionale, social media e grafica, al fine di sottoporla alla valutazione della governance.
ogni account social deve essere riconducibile ad un responsabile (docente, non docente, struttura amministrativa, centro di ricerca, ecc.) chiaramente individuato: diversamente, il responsabile della posizione social di una struttura accademica è automaticamente individuato in colui che dirige la struttura medesima;
gli amministratori che vengano a conoscenza di account “falsi” relativi all’Ateneo, sono invitati a segnalarli all'Ufficio Comunicazione istituzionale, social media e grafica;
MANTENERE ATTIVA LA POSIZIONE SOCIAL
l’account social deve essere continuamente – giornalmente, o anche più volte al giorno - controllato e mantenuto aggiornato. I social funzionano positivamente solo se l’entità amministratrice è in grado di postare notizie con frequenza e gestire con rapidità ogni commento;
Tutte le richieste del pubblico devono essere prese in considerazione e vagliate, inviando un cenno di feedback - o la risposta - in tempi ragionevoli, ovvero massimo nell’arco delle 24 ore: i social sono conversazioni real time, quindi la mancanza di attività si riflette negativamente sull’immagine complessiva dell’Ateneo.
I CONTENUTI
porre attenzione a creare e postare informazioni che abbiamo un valore aggiunto nell’ottica dell’utente;
le notizie da pubblicare devono essere accuratamente verificate, in termini di veridicità, opportunità e correttezza tecnico/scientifica, chiedendo anche, se del caso, la consulenza dei colleghi.
nell’uso dei social media in rappresentanza dell’Istituzione, è possibile postare solo su temi riguardanti le attività universitarie/istituzionali, evitando ogni commento su temi – ad esempio politici o personali – che non riguardano strettamente tali ambiti.
Le risposte agli utenti devono essere ben ponderate prima di essere postate, in modo che siano rispettose dell’utente e del pubblico in generale, oltre che in linea con la strategia comunicativa complessiva dell’Istituzione, in quanto l’amministratore sta agendo per conto dell’Ateneo e non personalmente;
scrivere post redatti con un linguaggio appropriato grammaticalmente e divulgativo, ovvero accessibile ad un’ampia platea non specializzata.
nel caso di errori, in particolare contenutistici, è opportuno ammettere con trasparenza lo sbaglio e correggerlo con la massima rapidità;
evidenziare gli autori, ovvero le provenienze, dei materiali postati (credits). E’ inoltre necessario accertare preventivamente che siano rispettati tutti i diritti di proprietà intellettuale.
valorizzando le opportunità offerte dai social, le posizioni Universitarie possono essere occasionalmente impiegate per condividere messaggi prodotti da terzi (Enti, Istituzioni, ecc.) e che possono rivestire un qualche interesse o utilità per il pubblico universitario, declinando ogni responsabilità per eventuali informazioni sbagliate o non aggiornate.
sulle bacheche social generali possono occasionalmente essere veicolate iniziative o progetti che abbiano richiesto e ottenuto il patrocinio dell’Università. Di tali informazioni l’Amministrazione non si assume alcuna responsabilità per eventuali inesattezze o errori.
Tutti i commenti vanno esaminati, moderati e se del caso rimossi, nel caso siano offensivi o redatti con un linguaggio non adeguato o volgare (v. paragrafo: Moderazione).
IL LAVORO DI SQUADRA
Gli account social implicano un lavoro di team, ovvero la costruzione di una rete di contatti ampia fra i diversi soggetti operanti nella struttura cui fa capo l’account, così da generare un efficace e sostanzioso scambio di informazioni;
tutti gli account social riguardanti/appartenenti all’Istituzione universitaria sono caldamente invitati a condividere le informazioni l’uno sull’altro, al fine di ampliare al massimo la platea degli utenti, tenendo ovviamente in considerazione le questioni di pertinenza delle specifiche notizie. Ciò significa, ad esempio, che la pubblicazione sulla pagina FB di un dipartimento di un evento – una conferenza, un ospite di rilievo – può costituire notizia interessante da postare/condividere anche sulla pagina FB ufficiale dell’Università, mentre non riveste il medesimo interesse generale – e quindi non è da condividere sulla pagina ufficiale - il post relativo ad una modifica dell’orario di lezione di un professore.
IL RAPPORTO CON GLI UTENTI
I commenti o i post degli utenti, che sono invitati a presentarsi con nome e cognome, rappresentano l’opinione dei singoli e non quella dell’Istituzione, la quale non può essere ritenuta responsabile della loro veridicità.
E’ opportuno evitare di creare collegamenti (“amicizie” di FB, “following” di Twitter, ecc.) fra le pagine social accademiche ed altre di cui non sia chiara la provenienza e l’amministrazione;
I servizi erogati tramite i social network sono caratterizzati, al momento, da uno scarso livello di accessibilità: al fine di limitare al massimo le situazioni di esclusione di persone appartenenti a categorie svantaggiate, gli amministratori sono chiamati a verificare, caso per caso, la modalità da impiegare per rendere accessibili i documenti, ad esempio utilizzando adeguate descrizioni testuali per ogni immagine e sottotitolando i video pubblicati.
LA PRIVACY
Rispettare sempre la riservatezza delle comunicazioni dirette degli utenti e non postarne mai in forma pubblica questi contenuti: le informazioni condivise con gli utenti in messaggi privati, infatti, devono essere trattate nel rispetto delle leggi italiane sulla privacy.
In caso si volesse rendere pubblica una conversazione riservata, è imprescindibile chiedere preventivamente l’autorizzazione del mittente.
E’ proibito postare informazioni personali riguardanti gli individui (impiegati, studenti, professori, ecc.), così come è vietato rendere pubbliche informazioni di cui si è a conoscenza in virtù della propria posizione di dipendente, a qualsiasi titolo, dell’Ateneo.
MODERAZIONE
Il personale accademico attivo sui social media in rappresentanza e nell’ambito delle proprie attività lavorative, esercitando tale attività in forma metodica, pianificata e collaborativa, è in grado di dare un significativo contributo alla costruzione di una positiva reputazione dell’Università degli Studi di Perugia. Gli amministratori e gli utenti sono quindi invitati ad utilizzare i social in modo responsabile ed in particolare:
a non arrecare offesa al le istituzioni o ad alcuna fede religiosa;
a non pubblicare alcunché di contrario al buon gusto, alle regole della civile convivenza, morale e della democrazia;
a non pubblicare alcunché di violento, offensivo, razzista o apologetico della superiorità di una razza sulle altre;
a non postare commenti denigratori, sarcastici e sacrileghi, indipendentemente dalla parte;
a non promuovere attività commerciali;
a non postare alcuna forma di pubblicità commerciale, spam, attività illegali o a promuovere interessi privati;

Agli Amministratori è richiesto di moderare le pagine eliminando tutti i post contrari alle norme d’uso condivise qui dettagliate. Nei casi più gravi essi possono riservarsi di allontanare gli utenti dai proprio spazi e di segnalarli ai filtri di moderazione dei social network o alle forze dell’ordine.

I commenti pubblicati, inoltre, devono essere eliminati nel caso:
non siano di interesse generale;
non riguardino il tema del post cui si riferiscono (off topic)
siano evidentemente scritti per disturbare la discussione (i cosiddetti “trolling” o “flame”)
contengano dati sensibili.

NOTA BENE

La presenza sui siti di social networking non è in alcun modo alternativa al sito istituzionale www.unipg.it né, in particolare, le attività social sostituiscono in alcun modo le attività e i compiti svolti dalle Segreterie studenti, dalle Segreterie Didattiche e da tutti gli uffici e i servizi di front office.

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I PRINCIPI GENERALI

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