Università degli Studi di Perugia

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Informativa (formato PDF) Allegato A (formato PDF)

Premessa

Ai sensi dell’art. 13 del nuovo Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali, c.d. GDPR), si forniscono le seguenti informazioni in merito all’utilizzo dei dati personali che riguardano gli studenti, il personale, i rappresentanti istituzionali nonché tutto il pubblico partecipante sia alla realizzazione di video, foto e materiale multimediale promozionale e divulgativo, sia agli eventi pubblici promossi dall’Ateneo, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, convegni, conferenze stampa, workshop, incontri e iniziative di divulgazione pubblica, iniziative e saloni di orientamento, ecc.

Titolare del trattamento e Responsabile per la protezione dei dati

Il titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Perugia nella persona del Magnifico Rettore, quale legale rappresentante, con sede in Piazza Università, 1 – 06123 Perugia.

I dati di contatto del Titolare sono: rettorato@unipg.it, protocollo@cert.unipg.it.

Il contatto del Responsabile della protezione dati è: rpd@unipg.it, tel. 075-5852192.

Ulteriori informazioni sono riportate all’indirizzo: https://www.unipg.it/protezione-dati-personali.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali sono acquisiti al fine di contattare i soggetti per organizzare ed effettuare le attività di ripresa e/o fotografiche, per l’invio di tale materiale per gli impieghi giornalistici, per inoltro di inviti e/o comunicazioni, per predisporre i materiali video, fotografici e multimediali da utilizzare sia come strumento promozionale, divulgativo e di comunicazione circa le attività dell’Ateneo, sia nelle attività di ufficio stampa.

I video, le foto e i materiali multimediali raccolti potranno essere impiegati per:

  1. pubblicazione su siti appartenenti al sistema Web di Ateneo (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: www.unipg.it, siti di Dipartimento, di Centri studi ecc. ecc.);
  2. pubblicazione sulle piattaforme social istituzionali (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, ecc.), Youtube;
  3. essere messi in disponibilità e/o inviati alla stampa nell’ambito delle attività di gestione delle relazioni con il sistema dei mass media (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: testate giornalistiche di carta stampata, radio, televisioni, testate web, blog, ecc.).
  4. essere utilizzati in attività di disseminazione a livello locale, nazionale e internazionale nell’ambito delle attività di comunicazione dell’Ateneo a fini di orientamento, promozione e pubblicità, (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: in banner promozionali su carta – poster, piantane, ecc. – inserzioni pubblicitarie, materiali informativi, brochure e pieghevoli).

La base giuridica del trattamento, in linea generale, è il perseguimento del legittimo interesse del titolare ex art. 6, paragrafo 1.f) GDPR nella promozione dell’istituzione universitaria o il consenso dell’interessato, con l’eccezione dell’ipotesi di cui all’art. 97 delle legge 1941/633, ai sensi del quale “Non occorre il consenso della persona ritrattata quando la riproduzione dell'immagine è giustificata dalla notorietà o dall'ufficio pubblico coperto, (…), da scopi scientifici, didattici o culturali, o quando la riproduzione è collegata a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico”.

Pertanto, nel caso di eventi pubblici universitari (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: convegni, conferenze stampa, workshop, incontri e azioni di divulgazione pubblica, iniziative e saloni di orientamento, ecc.), non occorre il consenso da parte del soggetto interessato che si presenta presso i luoghi e gli spazi (ad esempio sale convegni, aule universitarie, laboratori, ambienti sia in interno che in esterno presso i quali si svolgono eventi universitari, anche presso location non universitarie – sale comunali, spazi cittadini, ecc., ecc.) nei quali è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video: l’attivazione di tali attività video/fotografiche sarà chiaramente identificata con apposita segnaletica. Al di fuori della fattispecie suddetta, gli interessati potranno esprimere il proprio consenso al conferimento dei dati mediante l'apposito modulo allegato (A).

Tipologia dei dati

I dati trattati riguardano in primis le immagini e i video degli studenti, del personale e del pubblico presente alle iniziative organizzate dall’Ateneo e quindi i soggetti coinvolti nelle riprese e nelle fotografie effettuate. Ulteriori dati trattati sono le informazioni quali telefoni, email, indirizzi, ecc.,

Modalità di trattamento

Il materiale così raccolto potrà essere modificato, adattato e utilizzato, a titolo gratuito, per le attività di divulgazione e comunicazione dell’Ateneo. La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali avverrà il trattamento. I dati personali sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge, con l’ausilio di strumenti atti a registrare e memorizzare i dati stessi e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell’interessato. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR.

I dati saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori assegnati ai competenti uffici dell’Università degli Studi di Perugia autorizzati al trattamento ex art. 29 GDPR (Ufficio comunicazione, social media e grafica, Ufficio Segreteria, relazioni esterne e portale web). Non saranno comunicati o comunque trattati in paesi fuori dell’UE salvo i casi di diffusione su sito web nei casi precedentemente descritti.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza ed eventuali trasferimenti di dati all’estero

I dati trattati saranno inoltre accessibili a persone fisiche o giuridiche che prestano attività di consulenza o di servizio verso l’Ateneo ai fini dell’effettuazione delle riprese o degli scatti, dell’erogazione di servizi di ripresa e montaggio (es. società di servizi di videoconferenza, servizi di ripresa, servizi fotografici, ecc., professionisti e consulenti incaricati dal titolare del trattamento), o comunque svolgenti attività di fornitura o consulenza per la realizzazione delle iniziative di comunicazione dell’Ateneo. I dati di contatto verranno utilizzati esclusivamente dal personale assegnato agli uffici universitari, non saranno oggetto di comunicazione né diffusione. I comunicati stampa, il materiale video, foto e multimediale potrà essere diffuso per le finalità anzi esposte.

Tempi di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati dall’Ateneo per i tempi necessari al raggiungimento delle finalità di raccolta e stabiliti dalla normativa vigente o dai regolamenti di Ateneo.

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, rispetto ai dati raccolti l’interessato può esercitare i seguenti diritti: accesso, cancellazione, rettifica dei dati di contatto o diffusi a mezzo stampa, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento e revoca del consenso.

Tali diritti possono essere esercitati mediante richiesta al Responsabile della protezione dei dati ai contatti sopra indicati.

Inoltre, l’interessato ha il diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le modalità riportate all’indirizzo: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

La presente informativa è soggetta ad aggiornamenti, pertanto vi preghiamo di prendere visione periodicamente della stessa.

Revisione del 15 novembre 2018

Info pagina

Referente di sezione

Dott.ssa Flavia Cristiano
(Responsabile della protezione dei dati personali)

Ultimo aggiornamento
15/11/2018

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