Università degli Studi di Perugia

Informativa (formato PDF)

INFORMATIVA PER I TRATTAMENTI AGGIUNTIVI DI DATI PERSONALI DEGLI STUDENTI PER LA DIDATTICA MISTA E IL CONTACT TRACING

Nella graduale ripresa delle ordinarie attività didattiche in presenza, ovverosia nelle aule, nei laboratori e nelle biblioteche universitarie, è stato aggiornato il Protocollo di gestione delle fasi 2 e 3 dell’emergenza sanitaria Covid-19 (nel seguito Protocollo di Ateneo, approvato dalle OO.SS. e dal CTS regionale). Con l’aggiornamento vengono recepite sia le “Linee guida concernenti la completa ripresa delle ordinarie attività nelle istituzioni della formazione superiore per l’a.a. 2020/2021”, di cui all’allegato 18 del DPCM 7.08.2020 sia il “Protocollo per la gestione di casi confermati e sospetti Covid-19 nelle aule universitarie” di cui all’allegato 22 dello stesso DPCM, così come integrato dal DPCM 7.09.2020. Le procedure adottate sono riportate nell’Allegato 1 dell’aggiornamento del Protocollo di Ateneo.

Dall’attuazione di tali Procedure derivano trattamenti ulteriori dei dati personali rispetto quanto riportato sia nell’informativa per gli studenti iscritti e laureati sia nell’informativa per gli esami a distanza, rientranti nell’ambito di applicazione del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003. Si forniscono pertanto le informazioni integrative, rispetto tali informative, sulle motivazioni di legittimità di tali trattamenti.

Finalità dei trattamenti dei dati personali

I trattamenti sono finalizzati:

  • alla prevenzione dal contagio da Covid-19, al contenimento e alla gestione dell’emergenza epidemiologica, alla salvaguardia della salute dei soggetti frequentanti i luoghi universitari mediante turnazione nell’accesso alle aule e attività di “contact tracing”;
  • alla formazione e istruzione universitaria della più ampia platea possibile, mediante accesso da remoto alle lezioni svolte in presenza attraverso riprese audio-video trasmesse in tempo reale agli altri partecipanti all’aula virtuale.

I dati personali così raccolti potranno essere utilizzati esclusivamente per tali finalità, per adempiere obblighi legali, connessi alla gestione dell’emergenza epidemiologica, ai quali è soggetta l’Università e ad effettuare controlli sull’osservanza delle prescrizioni contenute nei protocolli di Ateneo e nazionali, anche in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro.

Base normativa

La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere a un obbligo legale al quale il Titolare del Trattamento è soggetto, sia per l’attuazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio sia per gli adempimenti in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro. I trattamenti sono inoltre necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante nell’istruzione e formazione universitaria (nella successiva sezione sono riportati i riferimenti specifici di legge) attraverso una modalità operativa prevista dalla normativa.

Riferimenti della base normativa

  • Liceità del trattamento: Art. 6 lett. c) e lett. e) del GDPR
  • Trattamento di categorie particolari di personali: Art. 9.2 b) e 9.2 g) del GDPR e art. 2 sexies, comma 2 lett.u), bb) e dd) del D.Lgs. 196/2003
I Protocolli sono previsti agli allegati n.18 e 22 del DPCM 7.08.2020, così come aggiornato dal DPCM 7.09.2020 nonché all’allegato 1 dell’aggiornamento del Protocollo di Ateneo inizialmente indicato.

ATTENZIONE

Ai sensi del DPCM 7.08.2020, art. 1 comma 6.a) i soggetti con sintomatologia da infezione respiratoria e febbre (maggiore di 37,5° C) devono rimanere presso il proprio domicilio, limitare al massimo i contatti sociali e interpellare il proprio medico curante. Si raccomanda pertanto di misurare la temperatura autonomamente prima di recarsi all’Università. Si fa appello alla responsabilità individuale sul proprio e altrui stato di salute invitando a segnalare immediatamente l’insorgenza di sintomi respiratori o comunque suggestivi di COVID 19, secondo le disposizioni previste dal Protocollo di Ateneo e dalla cartellonistica/segnaletica presente presso i luoghi universitari. Si invita inoltre a favorire le attività di contact tracing utilizzando la APP IMMUNI nei luoghi universitari.

Categorie di Dati trattati

Per il contact tracing: i dati personali richiesti sono limitati alla sua identificazione, alla frequenza dei luoghi universitari (quale aula, data, ora) e alle sole informazioni ritenute necessarie, pertinenti e non eccedenti per attestare il possesso dei requisiti di accesso o permanenza nei locali universitari, ai fini della prevenzione del contagio da Covid-19. Per l’erogazione della didattica in modalità mista: immagini o tracce vocali eventualmente rientranti nel campo d’azione delle videoriprese della lezione al fine di consentirne la partecipazione da remoto su piattaforma Teams. Le categorie di dati trattati sono:

  • dati comuni (dati identificativi di coloro che hanno effettuato la prenotazione alla lezione o attestato la presenza mediante la raccolta dei dati al momento dell’ingresso in aula). Tali informazioni verranno registrate correlate alle informazioni sul luogo frequentato, la data e ora di frequenza;
  • traccia audio/video e partecipazione all’aula virtuale: in caso di suoi interventi durante la lezione, essi saranno trasmessi nella piattaforma Teams e condivisi con i partecipanti all’aula virtuale, esattamente come avviene in presenza;
  • dati attinenti allo stato di salute (dati relativi alla temperatura corporea in caso di superamento della soglia di 37.5°C, alla presenza di sintomi influenzali o insorgenza di sintomi di infezione respiratoria o febbre durante la presenza nei luoghi universitari, anche secondo le disposizioni del Dipartimento di prevenzione territoriale). Nel caso di utilizzo della APP IMMUNI, si rimanda all’informativa pubblicata al sito https://www.immuni.italia.it/app-pn.html.

I dati personali così raccolti potranno essere utilizzati esclusivamente per tali finalità, per adempiere obblighi legali, connessi alla gestione dell’emergenza epidemiologica, ai quali è soggetta l’Università e ad effettuare controlli sull’osservanza delle prescrizioni contenute nei protocolli di Ateneo e nazionali, anche in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro.

Modalità di trattamento, destinatari e trasferimenti extra UE

I dati saranno raccolti tramite le aree o i servizi ad accesso riservato (SOL, Teams, posta elettronica, area riservata alle prenotazioni dell’aula) e anche tramite moduli cartacei, ove ciò risulti utile per consentire l’accesso in presenza ad un luogo universitario. Verranno utilizzati in combinazione con i dati presenti nel sistema gestionale di Segreteria Studenti. Gli elenchi dei presenti ad un evento dove sia stato acclarato nei giorni successivi un caso di contagio da Covid-19 saranno forniti all’Autorità Sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti” con il soggetto risultato positivo al COVID-19 e non potranne essere utilizzati per altri scopi. L’accesso in streaming sarà consentito a tutti gli studenti iscritti alla stessa aula virtuale. I dati registrati e le dichiarazioni presentate verranno trattati con modalità digitali e cartacee, da personale universitario a ciò espressamente istruito e formato, per le sole finalità inizialmente espresse e con modalità idonee a preservarne la riservatezza e integrità. Nessun dato raccolto ai sensi della presente informativa sarà diffuso o comunicato a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte) né utilizzato per altre finalità o trattato in Paesi terzi. I dati raccolti non saranno oggetto di processi automatizzati volti alla profilazione.

Registrazione delle lezioni

Le lezioni non saranno registrate salvo situazioni eccezionali. In tali circostanze il docente, prima di avviare la registrazione, avviserà gli studenti affinchè possano chiedere di essere esclusi dalla videoregistrazione, se in presenza, o spegnere autonomamente videocamera e microfono nella piattaforma Teams. In tali situazioni, in mancanza di un comportamento proattivo dello studente, si riterrà autorizzato il trattamento dei dati personali eventualmente raccolti all’interno della registrazione per le sole finalità didattiche e utilizzo all’interno dell’aula virtuale. Le lezioni così rese registrate e rese disponibili nella piattaforma sono soggette a vincoli normativi per cui non possono essere scaricate dalla piattaforma nè utilizzate in alcun altro modo SENZA il preventivo consenso del docente e di tutti i soggetti coinvolti. Si richiama quindi l’attenzione sul non trasmettere o diffondere immagini e video di persone, anche acquisite durante le lezioni universitarie, attraverso social network, blog, piattaforme di video sharing o attraverso mms o sistemi di messaggistica istantanea, senza aver prima adeguatamente informato i soggetti ripresi e avere ottenuto da ciascuno l’esplicito consenso a ciò. Diversamente ci si espone in prima persona alle sanzioni pecuniarie, amministrative e penali previste anche dalla normativa vigente per la protezione dati personali.

Conseguenze del rifiuto al rilevamento della temperatura o al fornire i dati

I dati richiesti per il contact tracing sono indispensabili per il perseguimento delle finalità su esposte e non sarà possibile garantire l’accesso alla lezione in caso di mancato conferimento. Per i dati richiesti dalla partecipazione all’aula virtuale la piattaforma non consente l’accesso senza la preventiva iscrizione all’evento.

Conservazione dei dati trattati

I dati raccolti per finalità di contact tracing verranno conservati per un tempo minimo di 14gg e non oltre la fine dello stato di emergenza o la conclusione di eventuali altri procedimenti connessi ai dati di contagio da parte dell’autorità sanitaria. Verranno distrutti allo scadere di tale termine. La conservazione per un periodo superiore potrà essere effettuata in caso di richiesta da parte della Pubblica Autorità e nel caso in cui ciò si renda necessario per l’esercizio di un diritto di difesa o dell’adempimento di un obbligo del titolare del trattamento. I dati raccolti durante le lezioni on line verranno eliminati 30gg dopo la cancellazione manuale della riunione virtuale, che viene effettuata al termine dell’anno accademico cui si riferisce. La cancellazione definitiva avverrà 60gg dopo tale eliminazione. Eventuali accessi all’aula, che possono avvenire tramite link nel periodo intercorrente tra la cancellazione e l’eliminazione definitiva, determineranno un rinvio dell’eliminazione di ulteriori 60gg dall’ultimo accesso. L’acquisizione dei dati personali per finalità correlate alla pandemia da Covid-19 è comunque limitata alla durata dello stato di emergenza e all’attuazione della fase 3 di ripresa delle attività.

Responsabili dei trattamenti ddei dati (art. 28 GDPR)

Per questi trattamenti l’Università si avvale del sistema SOL e della piattaforma Teams, sviluppati da fornitori esterni. Essi sono responsabili delle attività di trattamento dei dati personali e quindi vincolati contrattualmente ad una loro corretta gestione, secondo quanto previsto dalla normativa europea in materia di protezione dei dati personali, anche in tema di misure di sicurezza adeguate alla tipologia dei trattamenti. I dati saranno gestiti solo in territorio UE.

Titolare dei trattamenti e RPD e Diritti esercitabili

Questa informativa integra quella dei trattamenti effettuati per gli studenti iscritti e laureati pubblicata all’indirizzo https://www.unipg.it/protezione-dati-personali/informative/informativa-sul-trattamento-dati-personali-per-gli-studenti-iscritti-e-laureati-e-per-gli-utenti-che-intendono-iscriversi-ai-corsi-di-studio-dell-universita-degli-studi-di-perugia. Si invita a riferirsi ad essa per i dati di contatto, i diritti esercitabili e le modalità di reclamo.

Riferimenti per qualsiasi informazione o dubbio

La sezione https://www.coronavirus.unipg.it raccoglie tutta la documentazione e gli atti universitari e nazionali relativi allo stato di emergenza. Per i trattamenti dei dati personali e l’esercizio dei diritti in tema di protezione dei dati, è possibile rivolgersi al Responsabile della protezione dati scrivendo all'indirizzo rpd@unipg.it.

La invitiamo a prendere visione periodicamente i questa informativa, pubblicata anche sul sito web dell’Ateneo all’indirizzo: https://www.unipg.it/protezione-dati-personali/informative, per eventuali aggiornamenti delle informazioni dovute ai sensi del Regolamento UE 679/2016.