Spett.le interessato/a, la informiamo che l’Università degli Studi di Perugia, Titolare del trattamento, acquisisce i suoi dati personali, che nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati Personali (Reg. UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 - Gdpr), del D.Lgs. 196/2003 (Cod. Privacy) e s.m.i., a) verranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente; b) saranno raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime; c) saranno adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati; d) saranno esatti e se necessario aggiornati; e) verranno conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; f) saranno trattati in modo da garantire un’adeguata sicurezza, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.
Attraverso questo documento, ai sensi degli artt. 13 e ss. del GDPR la informiamo in merito a quali dati personali tratteremo, chi e perchè li tratterà, come e per quanto tempo, nonché come esercitare i diritti in merito.
Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Perugia, il cui legale rappresentante è il Rettore pro tempore.
I dati di contatto del Titolare sono:
Università degli Studi di Perugia, piazza Università n. 1 – 06123 PERUGIA rettorato@unipg.it
Pec: protocollo@cert.unipg.it;
Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (DPO)
Il Responsabile della protezione dati personali (Data Protection Officer) è contattabile ai seguenti riferimenti
e-mail: rpd@unipg.it;
Dati di contatto dell'unità organizzativa di riferimento
L’Unità Organizzativa Responsabile del procedimento è l’ufficio Elettorale e Affari Generali: ufficio.elettoraleeaffarigenerali@unipg.it
Dati personali che verranno trattati, finalità, base giuridica e obbligatorietà
Dati personali e finalità
Per i candidati, dati personali identificativi del soggetto che presenta la domanda di partecipazione per la gestione delle procedure elettorali e la designazione del vincitore con l’indicazione della Lista di appartenenza:
Cognome Nome, indirizzo mail, residenza, matricola, data e luogo di nascita, codice fiscale, e-mail, n. telefono/cellulare.
Per gli aventi diritto al voto (studenti, dottorandi, specializzandi) dati personali necessari per la formazione degli elenchi elettorali e la gestione delle procedure elettorali:
Cognome Nome, Codice fiscale, residenza, matricola, data e luogo di nascita, e-mail, stato di iscrizione regolare.
Base giuridica e obbligatorietà
Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (art. 6. 1e Gdpr).
In particolare l’elezione della rappresentanza studentesca negli Organi di Ateneo così come previsto al capo II e al capo X del Regolamento Generale di Ateneo, dagli artt. 17, 21, 31, 40, 45, 54 dello Statuto di Ateneo e in attuazione di quanto previsto all’art. 2 commi 1 e 2 della Legge 240/2010, nonché garantire il corretto svolgimento delle elezioni.
I dati personali forniti verranno trattati per il perseguimento delle finalità dichiarate: il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di prendere parte alle elezioni.
I dati personali forniti verranno trattati per il perseguimento delle finalità dichiarate: il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di prendere parte alle elezioni.
Soggetti autorizzati al trattamento, destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei dati personali, responsabili esterni
I dati verranno trattati all’interno dell’Università, sotto la responsabilità del Titolare, da soggetti autorizzati ed adeguatamente istruiti ai sensi dell’art. 29 del Gdpr, coinvolti nelle funzioni necessarie allo svolgimento delle specifiche finalità indicate e che operano negli uffici preposti quali l’Ufficio Elettorale e Affari Generali, strutture preposte alla comunicazione, Ripartizione Servizio Informativo di Ateneo, Ripartizione Didattica, Studenti appositamente a ciò legittimati e vincolati ad obblighi di riservatezza.
I dati personali potranno essere comunicati ad altre amministrazioni pubbliche in caso di procedimenti di propria competenza istituzionale ed a tutti quei soggetti pubblici ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamento, tra cui:
- Regione dell'Umbria
I dati potranno essere trattati per le finalità previste da Responsabili esterni che hanno stipulato specifici accordi, convenzioni o protocolli di intese, contratti con il Titolare del trattamento, nominati responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del Gdpr:
- CINECA Consorzio Interuniversitario, via Magnanelli 6/3 - 40033 Casalecchio di Reno (BO) per l’applicazione U-VOTE e moduli connessi in caso di utilizzo della votazione elettronica, applicativi di gestione documentale e di anagrafica (Titulus, CSA, Esse3)
L’elenco aggiornato dei Responsabili esterni può essere richiesto al Titolare del trattamento.
Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno conservati conformemente ai principi di cui all’art. 5 del Regolamento UE 2016/679, illimitatamente nel tempo anche per interesse storico in base agli obblighi di archiviazione (dpr 445/2000, d.lgs. 42/2004, dpcm 3 dicembre 2013);
I dati potranno essere conservati per scopi statistici, in forma aggregata e anonima, illimitatamente.
Fonte da cui hanno origine i dati personali non ottenuti presso l'interessato
Il Titolare tratterà dati personali forniti direttamente da lei interessato e dati già in possesso presenti nei sistemi informatici di gestione del personale e degli studenti.
Come trattiamo i dati personali, mezzi-modalità del trattamento misure di sicurezza
Il trattamento dei dati avverrà tramite strumenti informatici e con modalità cartacee.
A tal fine il Titolare adotta specifiche ed adeguate misure di sicurezza a garanzia della sicurezza, dell’integrità, disponibilità e riservatezza dei dati stessi per fronteggiare i rischi di distruzione, perdita, modifica, accesso, divulgazione non autorizzata.
All’uopo, nella pagina: https://www.unipg.it/ateneo/procedure-elettorali/elezioni-rappresentanze-studentesche sono pubblicati i documenti relativi alle garanzie di segretezza e integrità del voto del sistema U-Vote fornito dal Consorzio CINECA.
Il trattamento potrebbe includere "operazioni (…) quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione" (art. 4 Gdpr).
Processo decisionale automatizzato
Il trattamento non comporta l'attivazione di un processo decisionale automatizzato (compresa la profilazione)
Trasferimento di dati ad un paese terzo
Non è previsto il trasferimento dei dati in territori extra-UE o ad organizzazioni internazionali. In caso di necessità connessa alla finalità che le abbiamo dichiarato nella presente informativa, prima di procedere al trasferimento le forniremo una informativa specifica nella quale le verrà comunicato quale misura di garanzia, tra quelle previste dal Capo V del Gdpr, verrà applicata al trasferimento dei suoi dati personali.
Diritti dell'interessato
Contattando il Titolare del Trattamento o il Data Protection Officer agli indirizzi indicati, lei, in quanto interessato, ha il diritto di esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15 Gdpr); il diritto di rettifica dei dati personali inesatti e di integrazione dei dati personali incompleti (art. 16); il diritto alla cancellazione/oblio (fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall’Università e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento) (art. 17); il diritto di limitazione (art. 18); il diritto di opposizione (art. 21).
Ha altresì il diritto di reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, art. (77 Gdpr), o Diritto di ricorso all’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 140-bis del D.lgs n. 196/2003, come modificato dal D.lgs. n. 101/2018.