Policy di Ateneo per l’uso delle newsletter istituzionali

1. Oggetto e finalità

La presente policy disciplina l’utilizzo delle liste di distribuzione denominate “newsletter” dell’Università degli Studi di Perugia, definite come strumento ufficiale per la diffusione rapida ed efficace di comunicazioni rivolte ai docenti, al personale tecnico-amministrativo e agli studenti.

Per lista di distribuzione si intende un indirizzo e-mail a cui corrisponde un insieme di indirizzi, organizzata secondo specifici criteri. La lista di distribuzione viene utilizzata per effettuare una comunicazione a un gruppo di destinatari effettuando un solo invio.

2. Ruoli e responsabilità

L’Area Comunicazione e Brand Management è responsabile della moderazione delle liste “newsletter”, nonché della verifica della coerenza dei contenuti con le finalità istituzionali. Il mittente reale della comunicazione è l’autore del messaggio, che rimane responsabile dei contenuti trasmessi.

3. Struttura delle liste “newsletter”

Tutte le liste presentano la seguente struttura nominale: newsletters.[categoria/dipartimento]@list.unipg.it

4. Iscrizione e recesso

Non è possibile rispondere direttamente alle newsletter: eventuali risposte devono essere inviate al mittente reale.

5. Funzionamento delle liste “newsletter”

L’utente invia il messaggio alla lista; il messaggio viene moderato dall’Area Comunicazione; il mittente riceve notifica; una volta approvato, il contenuto viene distribuito agli iscritti.

Si specifica che l’invio dei messaggi alle liste deve avvenire esclusivamente da indirizzi di posta elettronica appartenenti al dominio @unipg.it o dai relativi sottodomini (ad esempio: collaboratori@unipg.it), al fine di garantire l’autenticità delle comunicazioni e la loro riconducibilità all’Ateneo.

6. Linee guida per la compilazione dei messaggi

• Utilizzare webmail o client di posta;
• Inserire al massimo 4 indirizzi di liste newsletter nel campo A;
• Oggetto chiaro e descrittivo;
• Corpo del testo massimo 25–30 righe;
• Allegati preferibilmente in PDF;
• Inviare con almeno 5 giorni di anticipo, tenendo conto che la moderazione verrà effettuata in orario di ufficio.

7. Scelta della lista di distribuzione

Per garantire l’efficacia della comunicazione e limitare il sovraccarico informativo, è raccomandato utilizzare preferibilmente le newsletter dei dipartimenti, selezionando la categoria di destinatari più pertinente in base all’area tematica del messaggio. L’uso della lista generale studenti deve essere strettamente limitato alle comunicazioni di reale interesse trasversale. Un ricorso eccessivo o non mirato alla lista generale può portare molti utenti a non leggere più i messaggi o a disiscriversi, riducendo l’efficacia complessiva del servizio informativo. L’uso corretto delle categorie tematiche favorisce una comunicazione più ordinata, pertinente e sostenibile.

8. Tipologie di contenuti ammessi

Eventi, iniziative accademiche, bandi, avvisi istituzionali, attività didattiche e di ricerca.

9. Contenuti non ammessi

Comunicazioni politiche, personali, commerciali non istituzionali, contenuti non conformi al Codice Etico o alla normativa vigente.

10. Elenco newsletter 

11. Sezione Normativa

1. Riferimenti normativi generali

La presente Policy integra e specifica quanto previsto dal Regolamento del Servizio di Posta Elettronica Istituzionale e di Liste di Distribuzione, emanato dall’Ateneo.

2. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati (indirizzi email istituzionali, ruolo, sede di afferenza, stato di servizio, corso di iscrizione) è effettuato dall’Ateneo, tramite verifica dei requisiti di iscrivibilità alla lista, basata sui dati delle diverse banche dati in uso presso l’Ateneo, per le varie categorie di personale o studenti. Le finalità riguardano esclusivamente l’inserimento o cancellazione dalla lista, per aggiornamento della stessa ai fini delle comunicazioni istituzionali.

3. Base giuridica

Esecuzione di compiti di interesse pubblico per l’attuazione nei confronti della comunità accademica dei principi fondamentali dello Statuto dell’Università degli Studi di Perugia di cui all’art. 4.

4. Iscrizione e recesso

Iscrizione automatica se si posseggono i requisiti di inclusione della lista; recesso tramite Sympa; il recesso può comportare la mancata ricezione di informazioni destinate alla lista da cui si recede.

5. Conservazione dei dati

Cancellazione immediata dell'e-mail dalla lista su recesso o perdita dei requisiti di inclusione. Per la cancellazione dell’e-mail, l’informativa per il servizio di posta elettronica è consultabile al seguente link

6. Moderazione e responsabilità

La moderazione garantisce pertinenza e rispondenza alle finalità e non sostituisce la responsabilità del mittente.

7. Sicurezza

L’Ateneo adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati e alla sicurezza del sistema.

8. Diritti degli interessati

L’esercizio del diritto di opposizione è esercitabile autonomamente tramite cancellazione dalla newsletter. Per l’esercizio degli altri diritti consultare il seguente link